Istruzioni ed indicazioni per l'archiviazione di dati da documenti

Premessa fondamentale

L'archiviazione di atti civili e/o parrocchiali richiede concentrazione e pazienza; se hai fretta oppure avverti stanchezza, evita di svolgere questo delicato compito: meglio posticiparlo a domani. Anzi, se proprio vogliamo dirla tutta, se sei una persona frenetica, sarebbe meglio che ti trovassi un altro passatempo!
Perché archiviare i documenti? Non è sufficiente creare gli individui e i rispettivi eventi? Non hai alcun obbligo di farlo, naturalmente; la ragione principale è una: avvalorare il tuo lavoro.

Le basi

Prima di entrare nel vivo delle regole o dei suggerimenti, partiamo con i concetti base, ossia alcune definizioni semplici ma necessarie.

• Evento: Un avvenimento (o fatto) che riguarda un individuo oppure un paio (nel caso del matrimonio). Sono contemplati: Nascita, Battesimo, Matrimonio e Morte.
• Atto: La registrazione di un evento, scritta in un Registro, civile o parrocchiale. Chiaramente un evento può essere descritto da molteplici atti; mentre non è vero il viceversa: un atto descrive un solo evento, affermazione su cui torneremo sotto.
• Registro: Libro, fascicolo o qualsiasi raccolta di atti e documenti, dotato di un'unica numerazione (quando presente), altro concetto importante che verrà approfondito nelle righe seguenti.
• Fondo: Una serie di Registri ove sono riportati degli Eventi accomunati dal luogo e dall'epoca. In questa sede il vocabolo Fondo equivale a Fondo civile, mentre con il termine Parrocchia si intende l'archivio parrocchiale.

Regola 1. Cosa riportare

Sto consultando un documento. Quali informazioni posso riportare o inserire? Non porti questa domanda, la risposta è semplicissima: tutto. Facciamo degli esempi.
Nell'atto di nascita sono citati il padre e la sua età, non limitarti a riportare il suo nome, specifica anche il suo anno di nascita, creando l'evento. Se non lo fai ora, chissà quando verrà ripresa.
Nell'atto di matrimonio sono citati i nomi dei genitori e cognomi delle madri: non sorvolare, perché in futuro potresti avere bisogno di riprendere il documento, dovendo investire ulteriore tempo.
Sono riportati la professione, la residenza con il numero civico o altri particolari. Perché ignorarli? Non saltare nulla, se puoi.
Infine, sappi che per un altro utente dover ripassare il tuo lavoro, correggendo imperfezioni e lacune, non è proprio simpatico. Tu saresti entusiasta? Probabilmente no.

Regola 2. I documenti si adoperano una sola volta

Gli atti si adoperano una sola volta: ovvero non si recuperano impropriamente. Ecco degli esempi chiarificatori.

• Non utilizzare un atto di matrimonio anche come atto di nascita (anche se essa è indicata nei minimi dettagli), ma solo per recuperare l'evento di nascita; se la scrittura attesta un matrimonio, non si usa per altro.
• Se nell'atto di nascita c'è l'annotazione del matrimonio o della data di morte, non si deve riutilizzare il documento per questi atti futuri! Ovviamente è doveroso sfruttare appieno le informazioni delle annotazioni ed inserirle, tramite la creazione di nuovi individui ed eventi, l'utilizzo delle note, ma niente altro.
• Peggio ancora, se nell'atto è citato un fratello, zio, cugino, di cui viene menzionata l'età, non ha alcun senso l'utilizzo di tale documento come atto di nascita: primo perché non lo è, secondo perché tale menzione potrebbe essere affetta da errori, anche grossolani.

Concludendo: giusto recuperare e inserire qualsiasi informazione si trova in un atto (familiari, eventi, anni di nascita calcolati dalle età dichiarate, professioni, domicilio), ma non allargarsi.
Eccezione: se un atto documenta un evento valevole per multipli individui, esso va inserito multiple volte, ossia una volta per ogni individuo. Un facile esempio è un singolo atto che attesta la nascita di due gemelli: esso comporta l'inserimento dei due individui ai quali va associato lo stesso atto. Tramite ispezioni verrà rilevata un'anomalia nella progressione numerica, poiché ci sarà chiaramente un numero atto duplicato, ma in questo caso ragionevolmente inserito.
Oltre al caso delle nascite di gemelli, che tuttavia in alcuni registri trovano una numerazione distinta, esistono altre rare casistiche, come ad esempio la legittimazione di più figli.

Regola 3. Come linkare un documento online

Anzitutto un documento online è essenzialmente una pagina in cui appare la fotografia. Quando l'atto occupa più pagine, il link deve fare riferimento alla prima pagina, dove inizia la scrittura. Le pagine seguenti saranno facili da recuperare, attraverso la navigazione che offre il sito. Viceversa, se venisse linkata la seconda pagina (perché contiene i fatti salienti, qualcuno potrebbe argomentare), un lettore avrebbe difficoltà ad orientarsi e certamente perderebbe del tempo, poiché per chiunque sarebbe naturale iniziare a leggere le righe iniziali dell'atto seguente.
Non linkare direttamente all'immagine, ma alla pagina dove si trova l'immagine: la pagina consente la navigazione, mentre l'immagine rappresenta un punto morto.
Nel caso in cui non è possibile linkare un documento, perché non esiste espressamente la pagina del documento, allora è necessario fare ricorso alla Numerazione alternativa (pagina) presente nelle maschere di inserimento degli atti.

Regola 4. Creazione di Fondi e Registri civili

Non creare Fondi e Registri per collegare solo un paio di atti.

• Fai fatica per nulla;
• Hai generato delle pagine sostanzialmente vuote ed inutili.

Molto meglio, invece, concentrarsi su un Fondo (o pochi) e i relativi Registri.

• Crei un patrimonio di dati tra essi correlati;
• Diventi esperto del registro/i che stai consultando e archiviando.

Regola 5. Nomenclatura dei Registri

Dobbiamo fare un distinguo tra Registro e Collezione. Nei Fondi civili la situazione più frequente, e più semplice da gestire, è la divisione dei Registri per anno. Per ogni anno esiste un Registro dei Nati, dei Morti, dei Matrimoni.
Tuttavia, esistono dei Fondi i cui Registri considerano diversi anni, aspetto nemmeno troppo raro, i quali necessitano però di un minimo di attenzione. Se il Registro (come viene definito dall'ente di conservazione) possiede un'unica numerazione degli atti, allora in questa sede lo gestiremo come tale, altrimenti si tratta di una Collezione di Registri. Il motivo è trasparente: se al termine dell'anno la numerazione riparte da #1, come poter determinare univocamente il singolo atto?
Diamo la soluzione tramite un esempio pratico: un Registro di Matrimoni che copre l'intero decennio 1870, avente dieci differenti numerazioni progressive, deve essere diviso in dieci differenti Registri, riportando una nota nello spazio destinato alle informazioni. Forniamo un esempio contrario, valido soprattutto in ambito ecclesiastico: il Registro dei Matrimoni 1735-1815 è definito correttamente poiché la sua numerazione degli atti non si presta al minimo equivoco. Se così non fosse (stiamo supponendo che la numerazione riparta all'inizio di ogni anno), anche in questo caso bisogna procedere allo scorporo del Registro in Matrimoni 1735, Matrimoni 1736, etc...
Un piccolo appunto. I Registri divisi in due o tre parti, contenenti le trascrizioni degli atti civili ricevuti da altri Comuni, possiedono un'unica numerazione (esempio: #1, #2, #3, ... #127 , #1 II parte, #2 II parte, ...), la quale, pur essendo non strettamente aritmetica, risulta lineare, dato che esiste corrispondenza biunivoca tra le scritture e i codici degli atti. Ovviamente tali registri non necessitano alcun sezionamento!

A meno che non ci siano delle ragioni particolari e sensate, titoli inutilmente ripetitivi, quali Registro degli Atti di Nascita del 1808, possono essere sostituiti da Nascite 1808 oppure Nati 1808.
Evita, inoltre, di inserire nel titolo annotazioni che è meglio riportare nella descrizione, anche se sono effettivamente presenti nella copertina del registro. Pure in questo caso, a meno che non ci siano dei motivi particolari e sensati, non c'è bisogno di sapere dal titolo se il registro contiene un indice alfabetico oppure l'atto di inizio e di fine: riportale nella descrizione.

Regola 6. Indici annuali alfabetici

Gli indici annuali non possono essere considerati dei Registri: non contengono gli Atti.

Regola 7. Periodo, anno di inizio, anno di fine

Per stabilire l'anno di inizio e di fine del registro è sufficiente valutare le date di registrazione degli atti. Per quanto riguarda i Registri annuali, è molto facile, non serve nemmeno alcun esempio. Un'osservazione: se i primissimi atti (1° gennaio, 2 gennaio) descrivono una nascita degli ultimi giorni dell'anno appena conclusosi, questo non significa che si deve anteporre l'anno di inizio del registro. Il Registro dei Nati 1874 ha come anno di inizio il 1874, come anno di fine sempre il 1874. Se inserisci la nascita del 30 dicembre 1873, essa ti verrà segnalata come atto fuori limite nel resoconto della tua attività, ma giustamente potrai e dovrai sorvolare questa casistica, mentre dovrai rivalutare le altre.
Volendo estendere quanto appena detto, per ogni Registro il cui titolo contiene gli estremi cronologici non troviamo alcuna difficoltà. Rimangono quindi quei Registri per i quali si devono leggere il primo e l'ultimo atto, risalendo quindi all'anno di inizio e di fine.

Regola 8. Come archiviare gli atti appartenenti ad una sezione secondaria di un registro

Non c'è un unico metodo da seguire, le possibilità sono diverse, purché si rispettino i seguenti consigli.

• A) se una sezione secondaria presenta pochi atti (massimo 10-15), essa può essere inglobata nel registro principale specificando gli atti per esteso (1 parte II, 2 parte II, etc...) e sfruttando il campo Sezione per l'ordinamento. Se un utente preferisce creare due registri distinti (per es. Morti 1890, Morti 1890 Parte II), anche per inserire solo un atto nel secondo registro, va benissimo, anzi è pure più preciso;
• B) se gli atti appartenenti alla sezione secondaria sono ben oltre 10, si deve creare un registro distinto per la sezione secondaria, evitando errori e facilitando l'inserimento e la consultazione; in questo caso il campo Sezione va ignorato;
• C) se un registro è diviso in più sezioni/parti, ma presenta una numerazione unica e continua (per es. Parte 1 dall'atto 1 all'atto 123; Parte 2 dall'atto 124 all'atto 235), si può creare un unico registro, ignorando il campo Sezione; naturalmente, creare due registri separati non è sbagliato; anche in questa opzione il campo sezione non deve essere considerato;
• D) i registri aventi più di una sezione secondaria (es. Morti 1875, Morti 1875 Parte II, Morti 1875 Parte III) vanno gestiti secondo la scelta presa per la Parte II: quindi, se la Parte II ha comportato la creazione di un secondo registro, allora per la parte III se ne crea un terzo, altrimenti tutti gli atti vanno in un unico registro (verosimilmente la parte III conterrà meno atti della parte II);
• E) sezioni nominate Parte II A, Parte II B, Parte II C possono essere unificate in un unico registro con il suffisso Parte II o addirittura essere tutte inglobate nel registro principale se siamo nel caso A). Naturalmente in ogni atto si dovrà specificare la dicitura [numero_atto] A/B/C (se abbiamo creato il registro per la parte secondaria) oppure [numero_atto] parte II A/B/C (se abbiamo inglobato tutti gli atti nel registro principale).

Come comunicare il completamento delle operazioni di archiviazione di un Registro

Se hai inserito tutti gli Atti presenti in un Registro, e hai verificato che non ci siano errori e gli atti siano ordinati correttamente, puoi modificarne lo stato attraverso l'operazione modifica registro.
Premessa: eventuali omissioni oppure numeri atto duplicati, ovvero gli errori più comuni, vengono automaticamente scovati attraverso l'ispezione del Fondo (che agisce però solo sui Registri completamente archiviati). Per il resto, bisogna dare un'occhiata.
Come accorgersi velocemente delle anomalie?
1. Ordinare il registro cronologicamente e scorrere il numero degli atti per ogni pagina; se la sequenza presenta dei salti numerici troppo grandi, è probabile che siamo in presenza di un errore; ecco alcuni esempi

• ...254, 256, 253, 255, 152...: l'atto 152 evidentemente era 252 (errore di battitura);
• ...35, 38, 37, 86...: l'atto numero 86 potrebbe essere 36 (errore di battitura) oppure la data inserita è errata;
• al termine del registro (sempre ordinato cronologicamente) appare un atto con un numero iniziale (per es. 2, 3, 4): questo atto probabilmente è da spostare nel registro dell'anno seguente;
• altra stranezza (si noterà presumibilmente un altro salto come quelli sopra descritti) potrebbe generarsi da un inserimento improprio come la creazione di un atto di nascita dalla lettura di un atto di morte, ove si menziona anche la data di nascita: in un caso come questo si deve mantenere l'evento di nascita ma eliminare il record dell'atto di nascita.

2. Controlli finali: ordinamento per numero atto (default)

• gli atti devono essere mostrati come appaiono nel registro, eventuali sezioni devono risultare separate: serviti, a tal proposito, del campo Sezione;
• ogni pagina contiene 100 atti, quindi le sequenze naturali e corrette sono 1-100, 101-200, 201-300, etc.; qualora non fosse così, potrebbe esserci qualche omissione;
• la presenza di più atti con lo stesso numero indica, nella maggior parte dei casi, un errore di battitura oppure un'associazione ad un Registro errato;
• nell'ultima pagina del Registro (che equivale alla prima pagina nei casi in cui il numero di atti sia minore di 100) l'ultimo numero progressivo degli atti deve coincidere con il numero totale che si trova nel conteggio dei risultati (in alto a destra); se così non fosse, significa che qualche atto è stato dimenticato; aggiungiamo, volendo essere precisi, che esistono dei Registri in cui alle trascrizioni delle comunicazioni degli altri Comuni è dedicata una sezione finale, al termine della prima parte, nella quale riparte una seconda numerazione: in questi casi la regoletta non deve essere presa in considerazione.

Associazione di un evento a più atti

Per ogni evento sono previste un'associazione ad un atto parrocchiale e fino a 5 associazioni ad atti civili. In fase di creazione saranno visibili un solo record per un atto civile e un solo record per un atto parrocchiale.
L'associazione a più registri civili non può essere inserita in un unico contributo: dopo avere creato la prima associazione, alla seguente modifica apparirà un nuovo tasto per crearne una seconda, e di seguito pure le successive.